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?>?政务公开?>?通知公告
关于报送电子档案备份工作实施方案的函
发布日期:2019-07-11 浏览次数:?? 来源:市新居民服务中心 字体:[ ]

乐清市档案馆:

       由于机构改革和人员变动,经与贵馆相关科室沟通,根据《浙江省档案登记备份工作规范》(浙档发〔2013〕23号)文件精神,并结合本单位实际情况,经我单位相关科室和人员研究,?#33539;ā?#20048;清市新居民服务中心电子档案备份工作实施方案》,现将方案报送给你们。

附件:乐清市新居民服务中心电子档案备份工作实施方案

乐清市新居民服务中心

2019年7月9日

(此件公开发布)


乐清市新居民服务中心电子档案备份工作实施方案

       为规范电子档案备份行为,加强对电子档案的?#34892;?#31649;理,确保电子档案的真实、完整,?#34892;?#38450;范档案数据安全风险,根据《浙江省档案登记备份工作规范》(浙档发〔2013〕23号)等文件精神,特制定本实施方案,本方案制定后,之前类似方案自动作废。

       一、总体要求

       根据《浙江省档案登记备份管理办法》和《浙江省档案登记备份工作规范》等文件精神,认真实施电子档案的备份工作,实现档案数据容灾备份和档案证据保全,努力构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系,不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务现?#26723;?#33021;力。

      二、组织领导

       根据要求,本单位建立?#36865;?#19968;管理电子档案的管理与协调机制,成立了由主要领导担任组长、档案分管领导担任副组长、相关科室负责人担任成员的电子档案备份领导小组,指定了责任心强、懂业务的人员具体负责电子档案的备份工作、负责与乐清市档案馆的联络与沟通。建立健全有关制度,明确责任,强化保障,切实为该项工作的顺利开展提供人财物等方面的支持。

       三、目标任务

       每年对上个年度的传统载体文书档案进行规范化归档整理后,根据“乐清市档案局关于印发《乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则》和《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格?#20581;?#30340;通知(乐档〔2015〕6号)”的要求,及时对这些纸质档案进行规范化的数字化加工,并对这些档案数字化成果进行备份。

       四、备份的范围、数据形式

       (一)备份范围

       重要传统载体文书档案,即历年有保存价?#26723;?#21457;文、收文、计划总结等档案。

       其它档案的备份,将根据实际情况,与乐清市档案馆协商并获得同意后?#33539;ā?/p>

       本单位备份档案不包括密级文件,密级文件如要备份,将与乐清市档案馆协商并获得同意后?#33539;ǎ?#24182;?#32454;?#26681;据国家保密要求进行规范操作,坚决杜绝可能泄密的安全隐患。

       (二)数据形式

       数据形式为文书档案数字化成果:指传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果,包括扫描?#35745;?#20840;文和机读目录等。

       五、档案数字化成果备份的工作流程(5?#26041;冢?/p>

       1.数据准备

       将经过全面认真自查,无病毒、著录条目数和PDF数量一致,TIF总数与著录项页数之和一致、单页TIF和PDF?#35745;?#20197;及条目数据符合规范的档案数字化成果,根据数据大小分成几个压缩包,把压缩包分别刻录进符合?#38469;?#35201;求的档案级光盘中,或拷贝进质量可靠的移动硬盘中。

       2.填写材料

       根据数据情况,填写《档案备份情况表》、《档案备份情况明?#21103;懟?#31561;材料。

       3.报送材料和数据

       把填写好的材料连同存有档案数据的光盘或移动硬盘送乐清市档案馆备份中心,并填写乐清市档案馆备份数据送检受理登记表。

       4.审核和检查

       乐清市档案馆根据工作安排,对报送的材料进行审核,对报送的数据进行多项?#38469;?#26816;测和质量抽检。

       5.结果反馈

       乐清市档案馆反馈检查结果,如全部符合规范,将填写档案备份数据检验表(表2—3)交给本单位留存,完成备份。

       如材料或数据有问题,乐清市档案馆将反馈存在问题给本单位,由本单位对材料或数据进行修改或返工。本单位在收到反馈后,及时分析问题、查?#20197;?#22240;,进行修改或返工,尽快再按要求重新报送,并重新填写乐清市档案馆备份数据送检受理登记表。

       六、备份的工作要求

       (一)备份的时间

       传统载体文书档案每年进行一次备份,在每年10月底前完成前一年度形成的传统载体文书档案数字化成果的备份。

       (二)档案备份前的准备工作

       1.数据准备。传统载体文书档案在备份前需做好数字化转换工作。档案数字化转换应符合国家、省和当地有关业务规范要求,档案数字化成果应当准确、完整地反映档案原件的内容和形?#20581;?#20256;统载体文书档案的数字化成果应符合“乐清市档案局关于印发《乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则》和《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格?#20581;?#30340;通知(乐档〔2015〕6号)”文件要求。

       2.数据自检。本单位在脱机报送档案备份数据前,应按照有关标准规范要求,先行做好备份数据及载体的整理和检测工作。本单位备份数据质量检测的主要项目及?#21103;輳?/p>

是否携带计算机病毒等;著录条目数和PDF数量是否一致;TIF总数与著录项页数之和是否一致;单页TIF?#35745;?#30340;分辨?#30465;?#20687;素值和文件格式是否标准,?#35745;?#23436;整性、清晰度、偏斜度、命名规范性情况如何;数据库结构是否合适,著录必录项是否齐全,著录各项是否准确,PDF?#35745;?#21629;名规范性、合成分件准确性、PDF?#35745;?#23436;整性、OCR识别情况如何。备份数据质量是否符合规范要求。除条目档号准确性、图像文件的命名与条目档号相一致这两个要求100%合格外,其它抽检合格率达到  95%以上(含95%)视为合格。

另外,备份数据的数字摘要码(MD5码)及其他?#38469;踔副?#26159;否与《档案备份情况表》的信息一致;备份数据一个压缩包一个MD5码,不同年份的数据不能是一个压缩包,一个年份的数据如果压缩包太大一个光盘刻录不下,可以分成多个压缩包,但是档案备份情况明?#21103;?#37324;要填写清楚。

       3.数据拷贝。备份数据报送采取脱机载体报送的方?#20581;?#22791;份载体应选择性能稳定、耐久性得到公认、能较方便地进行保护的载体,如采用质量可靠的一次写入型光盘或移动硬盘。

       使用光盘作为脱机备份载体?#20445;?#37319;用浙档发[2012J37号文件推荐的JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘。刻?#35760;?#24212;对光盘进行材质检测,并以8倍速或不超过8倍速进行刻录,以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签?#30465;?#20070;写,不得使用硬笔在光盘标签面上书写,不得使用?#31243;?#19981;干胶的标签方?#20581;?/p>

对备份载体编号?#20445;?#37319;取“报送批次编号-批?#25991;?#39034;序号”的编号方?#20581;?#20854;中,报送批次编号按“全宗号-年度-本年度同类别内批次顺序号(如J249-2019-001)”的方式编。乐清市档案馆可根据需要对报送的备份批次及载体重新编号。

       4.填写报送表格。要按实填写档案备份情况表和档案备份情况明?#21103;恚?#30456;关项目要与有关数据情况一致。

       七、备份数据保存时间

       本单位的档案数据实行一年备份一次。根据《浙江省档案登记备份工作规范》有关“备份数据的最长保存年限一般为5-10年”的规定,本单位备份在乐清市档案馆的档案数据最长保存时间不超过10年,超过10年的备份数据由乐清市档案馆自行删除,没到10年但档案已经进馆的备份数据也由乐清市档案馆自行删除。

       八、备份数据安全管理

       本单位指定懂业务、有责任心的人?#22791;?#36131;档案数据备份工作,专人与乐清市档案馆做好工作对接,如对接人?#22791;?#20301;调正,将第一时间通知乐清市档案馆备份中心。同?#20445;?#24314;立健全有关制度,加强档案数据管理,落实安全责任,防范安全风险。


新居民服务中心电子档案备份工作实施方案.pdf

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